Arbetsuppgifter för en sekreterare i organisationen

Varje organisations prestation är beroende av de ansträngningar som görs av sekreterarna. En sekreterares uppgifter inkluderar att utföra de allmänna grundläggande, organisatoriska och ordinarie kontorsuppgifterna för företaget, olika avdelningar och ledning. De hjälper till med att hantera e front office och även hantera administrativa ärenden. En sekreterares uppgifter går oftast obemärkt förbi av allmänheten. De spelar dock en avgörande roll för att organisera och hålla organisationen på rätt spår

Vi ger oss ut på ett uppdrag att visa sekreterarnas betydelse för att driva organisationen smidigt och hantera andra organisatoriska uppgifter. Vissa av de roller som utförs är okända av många människor. Deras roller går längre än att bara ta anteckningar och svara i telefon. Yrket har kommit långt och blivit väsentligt för all verksamhet för beslutsfattande i organisationen.

En sekreterares ansvar

Sekreterarens arbete skiljer sig beroende på fält. Men de utför liknande uppgifter från medicinska, juridiska till företagssekreterare. Kompetensen hos mycket kompetenta sekreterare är mycket efterfrågad i den nuvarande branschen. Den är ofta fylld av späckade arbetsscheman och snäva deadlines.

Läs också

Bårhusarbetare strejkar i Ghana - Skäl och senaste nyheterna

Exempel på sekreterares befattningar

• Sekreterare
• Laglig sekreterare
• Verkställande sekreterare
• Sekreterare (deltid)
• Receptionist

Vad är sekreteraruppgifter?

Många misstar ofta rollerna som sekreterare med en personlig assistent. Men i teorin skiljer sig rollerna för en personlig assistent från en sekreterares. En sekreterare kräver starka färdigheter och kompetenser, till skillnad från en personlig assistent. En sekreterare utför komplexa uppgifter som påverkar kärnverksamheten i organisationen.

Kontorets sekreteraruppgifter varierar beroende på bransch eller arbetsgivare. Yrket förhåller sig dock till varandra på grund av likheterna i arbetsmiljöerna. Sekreterarna på olika arbetsplatser utför samma arbetsuppgifter och ansvar. Detta påverkar verksamheten i organisationen. Här är några vanliga och primära uppgifter som utförs av sekreterarna i olika arbetsmiljöer:

1. Reception

När det kommer till de allmänna kontorsbefattningarna innefattar sekreterarnas uppgifter att hjälpa de nya arbetarna och besökarna att hitta runt i organisationen. Några av de typiska rollerna inkluderar att leda besökarna till lämpliga avdelningar och kontor. De visar också de nyanställda deras arbetsstationer den första dagen. De projicerar i allmänhet den övergripande bilden av företaget genom att erbjuda ett professionellt mottagande i världsklass till besökarna på kontoret.

Läs också

Skillnaden mellan ledarskap och ledning

2. Arkivering

En annan primär roll för sekreterarna inkluderar hantering av filerna för kunder och arbetare. De lagrar också de producerade journalerna som är avgörande för framtida referens. I exemplet med en sjukhusmiljö är det sekreterarnas roll att ta fram patientjournalen under deras möte med sjuksköterskan eller läkaren. De lagrar det också när mötet är klart. De placerar filerna i alfabetisk ordning och använder det senaste och enklaste arkiveringssystemet för enkel lagring och snabb hämtning.

3. Korrespondens

När det kommer till kontorsmiljön har sekreterarna ofta kontakt för inkommande och utgående telefonsamtal och postkorrespondens. De väljer telefonsamtal från kunder, kunder, affärspartners. De hjälper också till att lösa de frågor som lagts upp av kunderna eller vidarebefordra kunderna för ytterligare vägledning till lämplig avdelning. De agerar också genom att ringa på uppdrag av ledningen när de kommunicerar informationen till kunderna.

De bokar in möten och gör uppföljningsförfrågningar. Att ta anteckningar är en viktig färdighet för sekreterarna, särskilt från cheferna. De förbereder också PM eller brev och screening av e-postmeddelanden. De skriver också ner protokoll under officiella möten.

4. Dokumenthantering

Dokument är avgörande för organisationen, och det är sekreterarens ensamma ansvar att hantera dem. Detta genom att kopiera dokument för utskick eller intern distribution. Dokumenten ska också faxas från företaget till kunderna, potentiella affärspartners eller kunder. De tar också emot inkommande fax när de guidas till lämplig avdelning.

De distribuerar också dokumenten till anställda och kunder genom olika formulär som e-post, Excel, Word och kalkylblad. Sekreterare korrekturläser och skriver också e-postmeddelandena innan de skickas till lämpliga kanaler.

5. Allmänna kontorsuppgifter

När det gäller små kontor kan en sekreterares roller vara olika till att utföra rutinmässiga kontorsuppgifter och ett annat relaterat ärende som hjälper andras arbete. Detta inkluderar arbetet med att schemalägga och omboka möten som från början hade ställts in. Det inkluderar även beställning av kontorsmaterial, anteckningar och förberedelse av förfriskningar för besökare.

6. Support

En viktig roll för en sekreterare är att erbjuda stöd till chefen eller cheferna på olika avdelningar i organisationen. Även om arbetsstationerna kan skilja sig åt, är andra komplicerade eller upptagna att tilldela varje ledningsgrupp en personlig sekreterare. Andra arbetsplatser utser en sekreterare för att betjäna vissa högre chefer med endast verkställande direktören med en personlig sekreterare.

7. Utföra dagliga uppgifter

Några av de liknande uppgifter som utförs av sekreterare är alla relaterade till informationshantering. Sekreteraren sköter de pappers- och elektroniska arkivsystemen. De hanterar även ruttposter och driver en mängd kontorsmaskiner som skrivare, faxar, datorer och videokonferensutrustning. På andra arbetsstationer är sekreterarna med och tar diktamen och skapar rapporter och brev.

Andra reviderar också grova utkast som har skrivits av chefer. Sekreterarna måste ha utmärkta och perfekta grammatik- och stavningskunskaper. De ska också skriva snabbt och noggrant och skickligt när det kommer till kundservice. De måste ha teknisk kunskap om att hantera olika datorprogram som inkluderar databaser, kalkylblad och grafik.

Läs också

Ghana Institute of Freight Forwarders kurser, plats och kontakter

Sekreterarens uppgifter och ansvar

En sekreterare förväntas utföra följande uppgifter;

Inför utskottsmöten

• Tilldela ett rum där mötet ska genomföras
• Möte med ordföranden och överenskommelse om mötets allmänna dagordning
• Utsändning av kallelse till nämndens ledamöter om plats och tid då mötet är planerat att äga rum och överenskommen dagordning.
• Förbereda alla papper som är relevanta för mötet minst en vecka före själva mötet. Dokumenten bör även innehålla korrespondens från det senaste mötet och protokollet som är ett protokoll från föregående möte.

Under utskottsmöten

• Att ta anteckningar av personer som var närvarande vid mötet. Notera också de personer som inte är närvarande men som tidigare skickat en ursäkt.
• Cirkulerar och läser upp protokollet från det senaste mötet, samtidigt som det ställs frågor om protokollet och ändrar protokollet vid behov.
• Att ta anteckningar om vad mötesdeltagarna säger när de rapporterar om de omedelbara åtgärder som vidtagits. Notera också de beslut som kommittén tagit.
• Rapportering till kommittén om något av de brev som har skrivits av sekreteraren och alla svar som mottagits för omedelbar åtgärd.

Läs också

Valkommissionen för Ghanas kontakter och kontor

Efter utskottsmötena

• Att skriva upp det formella protokollet från de anteckningar som tagits under mötet i tid för frågan till nästa utskottsmöte
• Att skriva och skicka iväg något av de brev som nämnden tidigare begärt att få behandlas.

Det är fortfarande sekreterarens ensamma ansvar att upprätthålla de senaste uppgifterna om följande;

• Kommittéledamotens namn, officiella adresser och telefonnummer
• Samhällsföreningens medlemmars namn och adresser
• Möten som har deltagit av de relaterade medlemmarna
• Viktig kontakt med berörda tjänstemän.

Vilka sekreteraruppgifter är specifika för befattningen?

Det finns olika arbetsuppgifter tilldelade de olika sekreterarna inom olika branscher. Här är de specifika ansvarsområden för sekreterare som passar in i arbetsbeskrivningen.

Sekreterarens övergripande ansvar

• Se till att kommittémötena administreras på lämpligt sätt till medlemmarna
• Se till att även övriga möten såsom årsstämman och evenemangen administreras på lämpligt sätt.
• Upprätthålla medlemsregister för att passa det nuvarande systemet
• Övervakning av åtgärdspunkter för gemenskapsmedlemmarna vid möten.

Läs också

Ghanas nationella tjänst: bidrag och lön 2020

Särskilda ansvarsområden för sekreteraren

• Planera och förbereda kommittémöten och årsstämman med andra och på lämpligt sätt tilldela dem. Detta inkluderar att planera mötesdatum, skicka ut mötesaviseringar, boka rum, protokoll och andra relevanta dokument. Även upprättande av dagordningar för slutmötet tillsammans med ordföranden.
• Se till att det finns ytterligare en minut för kommittémötena. Speciellt när det gäller slutna möten.
• Att noggrant anteckna besluten och åtgärderna i protokollen och rapporten till de kommande kommittémötena och hur åtgärderna fortskrider med de resultat och beslut som formulerades under mötena.
• Upprätthålla korrekta och exakta aktuella medlemsregister. Dessutom utfärdar förnyelse av meddelanden och även registrering av medlemsavgifterna med kontakt med kassören.
• Hantering av korrespondens genom att skriva brev och mejl som man kommit överens om under utskottsmötena. Sammanfattning av korrespondensen och de e-postmeddelanden som har mottagits för nästa möte och utarbetande av lämpliga svar.
• Planering för någon av de relaterade rapporteringarna som behöver göras. Detta är inklusive årsredovisningen för samhällsföreningens medlemmar.

Läs också

Ghana Education Service-kampanjer förklaras

Övergripande arbetsuppgifter

• Se till att företagshusets krav följs.
• Se till att kommittémötena administreras och registreras på lämpligt sätt.
• Listan över direktörerna i bolagens hus måste också uppdateras till nuvarande tillstånd
• Se till att bolagsstämmor och extra bolagsstämmor besöks och registreras på lämpligt sätt
• Hålla medlemsboken uppdaterad
• Se till att den årliga avkastningen sammanfaller med tillsynsorganen i rätt format.

Det finns många jobbmöjligheter för sekreterare inom olika sektorer av ekonomin. Några av sekreterarnas största arbetsgivare ingår i följande sektorer;

• Socialhjälp
• Sjukvård
• Utbildning
• Professionella arbetsstationer
• Religiösa organisationer
• Regering och civila samhällen
• Vetenskapliga och tekniska tjänster

Sekreterares kompetens och kärnkompetens

1. Engagemang för professionell tillväxt

Sekreterarna måste förstå att yrket som ständigt utvecklas och därför måste uppdatera sina kunskaper. Arbetsgivarna är beroende av att de ständigt förbättrar kontorseffektiviteten på arbetsplatsen genom sin kompetens. Sekreterare kan imponera på arbetsgivarna genom att förlänga sin utbildning och söka andra möjligheter att utöka sin nuvarande kompetens. Detta fortsätter att växa deras professionella värderingar som är relaterade till kompetensen i deras CV.

Läs också

NSS månadsrapportformulär för tjänstgöring 2018

2. Utmärkt kommunikationsförmåga

Merparten av tiden som sekreterarna spenderar är på telefon, mejl, rapporter, brev och i receptionen. Detta innebär att man använder det första intrycket för att sammankalla hela organisationens idéer och värderingar. Den fortsatta affärstillväxten är beroende av hur kunderna, partners och kunder behandlas. Sekreterarna bör lyssna på klienterna, följa anvisningarna och rapportera feedback. Det måste finnas stressen med de verbala och organisatoriska kommunikationsförmågan som skiljer dig från andra sökande.

3. Öppenhet för lagarbete

Sekreterare bör vara öppna för lagarbete med andra avdelningar för att säkerställa att organisationens mål uppnås. Detta innebär att det bör gälla innovation, samarbete och hårt arbete. De bör ta initiativ för att se till att de förbättrar effektiviteten på arbetsplatsen.

LÄS ÄVEN : Ytterligare tre toppchefer bakom Menzgold identifierade

Läs också

Tips för att ladda ner NSS-bedömningsformulär 2018

Förutom ovanstående färdigheter måste sekreterarna också ha interpersonell kompetens, multitask och vara uppmärksam på detaljer. Eftersom det är ett ganska stressigt jobb, bör de också ha färdigheter i stresshantering från den betydande insatsen av arbetet. En sekreterares uppgifter kan sträcka sig och variera från olika branscher. Det finns en fortsatt tillväxt för värdet av sekreterarna vilket skapar fler möjligheter.

Om du är entusiastisk över möjligheten att arbeta vid en reception, var beredd att öka inflytandet på verksamheten i organisationen. Se också till att lära dig en sekreterares uppgifter i en organisation. Det måste ske en förbättring av kvalifikationerna för att skilja dig från resten av sekreterarna. För att få fler färdigheter och kompetenser inom sekreteraryrket uppmanas du att anmäla dig till de olika administrations- och sekreterarkurserna.

LÄS ÄVEN:

• Nana Addo utser verkställande sekreterare vid en avgörande pressträff
• Lista över möbelföretag i Ghana 2018