5 Ledningsfunktioner

Samtida chefer har i uppdrag att inspirera och leda individer som arbetar under dem. Ledningens funktioner inkluderar att uppfylla vad som krävs för att säkerställa att verksamheten är operativ och att planera för teamframgång. Det finns fem primära funktioner genom vilka ledningen förväntas interagera med teammedlemmarna. Olika experter har olika syn på ledningsfunktionerna. Vi uppmanar dig att läsa vidare eftersom vi kommer att ge dig synpunkter från olika experter om ledningens funktioner. För att ha en god förståelse för ledningens funktioner måste du först analysera vad ledningen handlar om.

Ledning förstås som en social process som innebär ansvar för effektiv planering och reglering av verksamheten i en organisation för att uppfylla ett specifikt mål. Ledning är en dynamisk process som består av olika aktiviteter och element. Det handlar om att lösa problem inom ett företag eller en organisation för att nå de önskade målen, med det primära syftet att förstå ledningens funktioner. När experterna började teoretisera eller studera betydelsen av ledning föddes olika koncept och områden kring funktionerna. Chefer förväntas inte gå ut på måfå för att utföra sitt ansvar. De bör upptäcka hur man bemästrar ledningens funktioner för att uppfylla organisationens mål.

Läs också

Här är de viktigaste uppgifterna för en sjuksköterska i Ghana

LÄS OCKSÅ: Hur man skriver ett tal

Grundläggande funktioner för ledningen

Nedan följer de fem grundläggande ledningsfunktionerna som en chef behöver behärska:

1. Planering

Planering är den första chefsfunktionen. Denna funktion innebär att utveckla en detaljerad plan genom vilken organisationens specifika mål kan uppnås. Planering handlar om att identifiera de uppgifter som är betydelsefulla för att uppnå önskade mål och att beskriva hur funktionerna ska utföras. Den långsiktiga och kortsiktiga framgången för ett företag är beroende av de planer det gör.

Ett exempel på planering är när man har som mål att öka försäljningen av verksamheten med 20 % nästa år. I det här fallet förväntas du identifiera olika sätt genom vilka du och dina teammedlemmar kan nå målet. För att uppnå målet kan du fokusera på att sänka priserna, prata med kunder om deras shoppingplaner och skapa en ny annons- och kampanjplan. Ditt ansvar som chef är att välja de mest lämpliga processerna och organisera dem i ett logiskt mönster och identifiera tidslinjen.

Planering är viktigt eftersom det ger en organisation eller ett företag en bättre känsla för vad den vill uppnå och hur den ska uppnå det. Man tror att man i huvudsak kommer att ha mer fokus efter att man har planerat för saker. Tänk på någon som går in på en stor anställningsintervju utan att ha någon plan.

2. Organisering

Organisering är den andra ledningsfunktionen. Det handlar om användningen av planen för att sammanföra ekonomiska och fysiska resurser som ska användas för att uppnå målet för en organisation eller ett företag. I vårt exempel, om du planerade att öka försäljningen under nästa räkenskapsår, bör du bestämma hur resurserna ska fördelas för att få planen på plats.

Ovanstående plan hjälper dig att få information om tillgängliga resurser och de som du behöver. Efter att ha skaffat alla nödvändiga resurser bör du ordna dem för rätt uppgifter. Att organisera kan vara att organisera ekonomin, utse personal till specifika jobb och se till att rätt utrustning används.

Läs också

Grundläggande principer för redovisning

Organisationsfunktion är nödvändig eftersom den säkerställer att det finns struktur i verksamheten. Dessutom gör den dig medveten om resurserna och hjälper dig att se till att resurserna utnyttjas på ett sådant sätt att det underlättar uppnåendet av en organisations mål. Följaktligen säkerställer organisering att du använder pengar på rätt sätt, vilket innebär att du inte kommer att använda pengarna på funktioner som inte tillför värde till organisationen.

3. Bemanning

Bemanningen är ledningens tredje funktion. Denna funktion är en viktig funktion för ledningen, trots att den ibland utelämnas när man diskuterar kärnfunktionerna. Det är relaterat till arrangörsfunktionen eftersom de båda fokuserar på att se till att resurserna riktas till rätt uppgifter och processer. Den skiljer sig från den organisatoriska funktionen genom att den fokuserar på människor när det gäller de organisatoriska målen.

Bemanningsfunktionen syftar till att säkerställa att en organisation eller verksamhet har anställda i rätt positioner. Det säkerställer också att organisationens struktur inte hindras av överskott eller brist på personal. Som chef skulle du identifiera de uppgifter som ligger framför dig och avgöra om du har rätt personal för att uppnå organisationens mål.

Om du till exempel vill öka din försäljning med 20 % nästa år bör du analysera om din personal har förmågan att utföra uppgiften. Du bör också avgöra om de anställda är tillräckligt många för att säkerställa att målet uppnås i tid.

Bemanningen är avgörande för en chef att bemästra eftersom en organisation inte kan nå sina mål utan rätt antal anställda och rätt medarbetare. Det är avgörande att få rätt antal personer på grund av den föränderliga tekniken med ökat fokus på mänskligt beteende. Bemanning garanterar en organisations eller verksamhets operativa funktionalitet. Utan rätt antal anställda kommer du att ha svårt att uppnå dina organisatoriska mål.

4. Regi

Regi är den fjärde chefsfunktionen. Det förstås också som att leda eller påverka ledningens funktion. Denna funktion handlar om aktivering av sätt att arbeta effektivt för att uppnå organisationens mål. Det går utöver de anställdas organisation till deras specifika roller. Det handlar också om att säkerställa att de anställda i organisationen kan utföra sina uppgifter. Enkelt uttryckt är regi att se efter produktiviteten genom att se till att den alltid ökar.

Läs också

Skillnaden mellan ledarskap och ledning

Regifunktionen gräver djupare in i mänsklig interaktion. Detta gör att chefen inspirerar, motiverar och kommunicerar med sin personal. Här träffar chefen och knyter an till sina medarbetare för att få information om arbetsuppgifternas framsteg. Som chef behöver du prata med medarbetarna om nya initiativ som marknadsföringsprogram, få deras feedback om projektet och fokusera på att inspirera dem. Sammanfattningsvis handlar regifunktionen om det dagliga samspelet mellan ledning och personal.

Att styra är viktigt för organisationen eftersom det hjälper till att stärka verksamheten i organisationen och därmed förbättra dess produktivitet. Den uppnår detta genom att se till att alla delar av organisationen fungerar tillsammans och bättre. Funktionen är en brygga mellan de mänskliga kraven och organisationens operativa behov. Med regissörsrollen kommer du att skapa en länk mellan behovet av att hålla medarbetarna motiverade och behovet av att omsätta vinst. Följaktligen syftar styrning till att förbättra produktiviteten, vilket innebär att du stärker organisationens framgång.

Läs också

Förstå strategisk ledning

5. Kontroll

Att kontrollera är ledningens slutliga funktion. Denna funktions roll är att se till att alla de andra fyra funktionerna följs på rätt sätt. Det säkerställer också att arbetsflödet hjälper organisationen att nå sina mål.

I vårt exempel om att öka försäljningen med 20 % kommer kontroll att säkerställa att försäljningen växer. När försäljningen minskar kommer kontrollfunktionen att korrigera situationen om målet inte närmar sig. Du kommer att behöva bedöma processen som lagts fram och avgöra om de ökar försäljningen av organisationen. Den kontrollerande funktionen kräver att du utvärderar målen mätbart. Du bör sätta standarder som garanterar att du förstår exakt vad ditt mål är och vad som räknas som misslyckande eller framgång. På grund av de uppsatta standarderna gör att styrning gör det möjligt för dig som chef att korrigera beteenden om de påverkar uppnåendet av organisationens mål. Kontroll handlar med andra ord om kvalitetsövervakning.

Controlling är en viktig funktion i en organisation eftersom det ger dig en riskreducerande förmåga. Du kommer bara att övervaka teamets prestation och jämföra den med de uppsatta målen. Om du märker att marknadsföringskampanjen inte ger ökad försäljning kan du ändra den för att locka fler kunder. Du kan ändra kampanjens attraktivitet och återställa situationen.

LÄS ÄVEN: Hur man skriver ett abstrakt

Henri Fayol funktioner i ledningen

Nedan finns ledningsfunktioner föreslagna av Henri Fayol. Funktionerna fokuserar mycket lite på informella interaktioner mellan chef och underordnade.

1. Planering

Henri Fayol föreskriver att chefer ska planera för framtida förhållanden, fastställa strategiska mål och säkerställa att framtida mål uppnås. Därför måste chefer analysera framtida händelser som påverkar organisationen och forma organisationens framtida strategiska och operativa landskap.

2. Organisering

Chefer förväntas organisera de anställda effektivt och anpassa verksamheten i organisationen. De bör också utbilda och rekrytera rätt personer för jobbet.

Läs också

Management stlyes

3. Befallande

Fayol föreskriver att chefer ska övervaka medarbetarna under deras aktiviteter och inspirera dem att uppnå organisationens mål. Det är chefernas ansvar att kommunicera organisationens mål och policy till medarbetarna.

4. Samordning

Chefer bör harmonisera de aktiviteter och procedurer som utförs av organisationen. Det betyder att all verksamhet på alla avdelningar inom organisationen ska komplettera och samtidigt berika varandras arbete.

5. Kontroll

Chefer bör se till att verksamheten i organisationen är i linje med de uppsatta policyerna och målen. Vid eventuella avvikelser bör chefen anmäla det och ta initiativ för att rätta till avvikelserna.

LÄS OCKSÅ: Så skriver du ett uppsägningsbrev

Kotter funktioner i ledningen

Kotter menade att ledningens primära funktion är att säkerställa ordning och reda i organisationen. Nedan finns ledningsfunktioner föreslagna av Kotter och deras beskrivningar:

Läs också

Betydelsen av entreprenörskap i Ghana

1. Planering och budgetering

• Upprätta agendor
• Sätt tidtabeller
• Fördela resurser

2. Organisering och bemanning

• Ge struktur
• Gör arbetsförmedlingar
• Upprätta regler och rutiner

3. Kontroll och problemlösning

• Utveckla incitament
• Skapa kreativa lösningar
• Vidta korrigerande åtgärder

Ledningsfunktioner av Gullick

Enligt Gullick är delarna av ledningen:

1. Planering

En chef bör ha en bred översikt över alla saker som behöver göras och metoderna för att utföra dem.

2. Organisering

Det handlar om att upprätta en formell myndighetsstruktur genom vilken uppgifterna ordnas.

3. Bemanning

Är en hel personalfunktion med att rekrytera och utbilda personal

4. Regi

Innebär att fatta beslut och förkroppsliga dem i allmänna och specifika order

5. Samordna

DMöjligheten att koppla samman de olika delarna av arbetet

6. Rapportering

Informera dem som befattningshavaren ansvarar för

7. Budgetering

Detta innebär monetär planering av organisationens kontantverksamhet

Läs också

Lista över reklambyråer i Ghana 2019

Ledningshierarkins funktioner

• För det första skapar ledningshierarkin en väg för ansvarighet för varje aktivitet och projekt inom organisationen. Det hjälper till att fastställa felpunkten, reparera den och sedan låta de ansvariga lära sig av erfarenheten.
• För det andra vägleder ledningshierarkin de anställda. Det hjälper medarbetarna att förstå vem han eller hon ska ta emot beställningar från.
• För det tredje hjälper ledningshierarkin till att skapa en effektiv kommunikationsväg mellan avdelningar, anställda och divisioner i organisationen. En chefs förståelse för sin personal gör honom eller henne kapabel när det gäller att förbättra kommunikationen på sin avdelning.
• Slutligen ger ledningshierarkin varje anställd en tydlig karriärväg. Det hjälper anställda att fastställa sina karriärmål.

För att organisationen ska fungera smidigt bör chefer utföra ovanstående ledningsfunktioner. Vi betonar att alla chefer, oavsett skicklighet eller begåvning, bör engagera sig i ovanstående ledningsfunktioner. Ledningsfunktionerna kommer att förbättra interaktionen mellan cheferna och de anställda och på så sätt motivera medarbetarna att uppfylla organisationens mål.

Läs också

NSS månadsrapportformulär för tjänstgöring 2018

LÄS ÄVEN: Så här skriver du ett personligt uttalande